انتقال مالکیت یک ملک می‌تواند از طریق دو نوع سند صورت پذیرد، سند عادی و سند رسمی، به موجب ماده 1287 قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد یا دفاتر رسمی اسناد رسمی  یا نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. به موجب ماده 1288 قانون مدنی اسنادی که رسمی نباشند، عادی محسوب می‌شوند. در قوانین موضوعه ایران، اسناد رسمی دارای اعتبار بالاتری نسبت به اسناد عادی می‌باشند و نمی‌توان نسبت به آن‌ها ادعای انکار و تردید مطرح کرد و برای از اعتبار انداختن آن باید جعلی بودن آن اثبات گردد یا آن که اثبات شود سند واجد ویژگی‌های مذکور در ماده 1287 نمی‌باشد.

یکی دیگر از ویژگی‌هایی که سند رسمی را نسبت به سند عادی برتر می‌سازد در مالکیت املاک است؛ به موجب ماده 22 قانون ثبت اسناد، وقتی برای یک ملک سند رسمی ثبت شود، دولت فقط کسی را مالک خواهد شناخت که به عنوان مالک در سند رسمی نامش قید شده باشد یا به موجب سندی رسمی مالکیت ملک از مالک رسمی به وی منتقل شده باشد. همچنین در مورد برخی از اموال منقول نیز وجود سند رسمی برای اثبات مالکیت ضروری است، به طور مثال در خصوص خودرو، به موجب رویه قضایی محاکم دادگستری اسناد عادی همچون برگه سبز خودرو و کارت خودرو برای اثبات مالکیت نزد محاکم کافی نمی‌باشند و صرفاً نشانه مالکیت اند نه سند مالکیت.

با وجود برتری سند رسمی نسبت به سند عادی خصوصاً در زمینه انتقال مالکیت اموال، همواره انتقال مالکیت با سند رسمی انجام نمی‌شود بلکه در بسیاری از موارد و بنا به شرایط، طی یک سند عادی مالکیت ملک را واگذار می‌شود و در مقابلش بهای آن پرداخته می‌شود. با این حال، هر مالکی نیاز دارد تا با اخذ سند رسمی، مالکیت خویش بر مال خود را استوار سازد و از مزایای آن بهره‌مند شود. بنابراین حتی اگر در یک سند عادی قید نشده باشد، که فروشنده مکلف به تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت می‌باشد، این تکلیف بر عهده او می باشد. در واقع تنظیم سند رسمی انتقال تعهدی مازاد بر انتقال مالکیت نیست و اگر به موجب عقدی ولو شفاهی فردی از مالی را از کسی بخرد، می‌تواند از وی بخواهد که سند رسمی این انتقال را تنظیم نماید. با این حال؛ فرض نوشته حاضر وقتی است که انتقال به وسیله یک سند عادی مکتوب شده باشد و به امضای طرفین رسیده باشد. در این موقعیت، اگر فروشنده از تنظیم سند رسمی امتناع ورزد، خریدار پیش از آن که ادعای مالکیت نماید، می‌بایست مطالبه تنظیم سند رسمی را مطرح نماید و به این ترتیب پس از آن که تحقق انتقال مالکیت به وسیله سند عادی نزد دادگاه روشن شد، از دادگاه بخواهد که فروشنده را ملزم به تهیه سند رسمی نماید تا وی بتواند رسماً مالک مالی شود که خریداری کرده است. بنابراین خواسته الزام به تنظیم سند رسمی، در واقع خواسته‌ای است که بر مبنای سندی عادی که مفاد آن قابل اثبات باشد، صورت می پذیرد و در آن الزام فروشنده به انجام تعهد قانونی خود مبنی بر تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت از دادگاه خواسته می شود.

بیشتر بدانیم: بهترین وکیل چه ویژگی‌هایی دارد؟

طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی چه مراحلی دارد ؟

مرحله اول: دو حالت برای چنین دعوایی وجود دارد: 1- خریدار و فروشنده در سند عادی، تاریخی را برای حضور در دفترخانه مشخص، جهت تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت مشخص نموده باشند. 2- خریدار و فروشنده در سند عادی تاریخ یا محلی را برای تنظیم سند رسمی مشخص ننموده باشند.

در فرض اول، خواهان تنظیم سند رسمی، ابتدا باید در تاریخ مقرر در دفترخانه معین شده حاضر شود و در صورت عدم حضور مالک رسمی مال (فروشنده) در دفترخانه، گواهی عدم حضور را از دفترخانه تعیین شده دریافت نماید تا بدین وسیله روشن شود که فروشنده از تعهدی که نسبت به تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت داشته است امتناع کرده است.

در فرض دوم، خریدار می‌بایست ابتدا طی یک اظهارنامه از فروشنده بخواهد که برای تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت در زمان مشخص و دفترخانه مشخص شده حاضر شود. در این صورت نیز اگر بدون دلیل موجهی فروشنده در زمان مقرر و دفترخانه مشخص شده حاضر نشود، خریدار می تواند گواهی عدم حضور را از دفترخانه بگیرد. با این حال باید در نظر داشت در فرض فوق دادگاه در صورتی به دعوای تنظیم سند رسمی رسیدگی می‌کند که عرفاً یا قانوناً خرید و فروش مال مندرج در سند عادی، از طریق سند رسمی متداول باشد.

در واقع تعهد قانونی فروشنده به تنظیم سند رسمی محدود به مواردی است که انتقال مالکیت مال موضوع معامله به موجب سند رسمی عرفاً رواج داشته باشد یا قانون برای اثبات مالکیت بر آن مال به خصوص سند رسمی را اقتضا نماید.

مرحله دوم در فرضی که فروشنده مالک رسمی مال باشد، خریدار پس از دریافت گواهی عدم حضور دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی را به طرفیت مالک به دادگاه تقدیم می نماید و از این جا خریدار خواهان تنظیم سند رسمی و فروشنده خوانده این دعوا خواهد بود.

دادگاه محل وقوع ملک، دادگاه صالح به رسیدگی برای این دعوا خواهد بود، همچنین از لحاظ عملی توصیه می‌شود که ضمن طرح دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی، درخواست صدور دستور موقت مبنی بر جلوگیری از فروش ملک نیز به دادگاه ارائه شود، تا خوانده نتواند با فروش ملک به شخص ثالث دعوا را موضوعاً منتفی کند.

دادگاه چه اقداماتی را جهت الزام به تنظیم سند رسمی انجام می‌دهد؟

دادگاه برای آن که بر مبنای سند عادی؛ خوانده را به تنظیم سند رسمی ملزم نماید، ابتدا می‌بایست صحت تحقق انتقال مالکیت را احراز کند. از همین رو دادگاه اولاً احراز می‌نماید که خوانده مالک رسمی مال باشد. دوماً احراز می‌نماید که خوانده اهلیت فروش مال را داشته باشد. سوماً احراز می‌نماید که خواهان تعهدات مقرر در سند عادی را انجام داده است و پرداخت‌ها یا شروط قراردادی که بر عهده خواهان برای دریافت مالکیت ملک بوده است توسط وی انجام شده است. چهارم احراز می‌نماید که هزینه تنظیم سند رسمی چه میزان است و بر عهده کدام یک از طرفین است. در این میان دادگاه می تواند عندالاقتضا موارد دیگری را نیز در نظر بگیرد مثلا سابقه تصرفات قانونی ملک را استخراج کند یا برای روشن شدن متصرفات ملک قرار معاینه محل صادر نماید. بدیهی است در صورتی که نسبت به سند عادی تردید یا انکاری از جانب خوانده مطرح شود، خواهان ابتدا و پیش از این مراحل باید صحت سندی عادی را به ادله یا شواهد دیگر اثبات نماید. همچنین ممکن است دادگاه در صحت سند عادی تردید کند و با ذکر موارد تردید رسیدگی را منوط به اثبات صحت سند عادی از جانب خواهان نماید.

پس صدور حکم قطعی مبنی بر الزام خوانده به تنظیم سند رسمی؛ خوانده ده روز مهلت دارد تا به دفترخانه مراجعه و انتقال مال طی سند رسمی را انجام دهد. در صورت امتناع مالک از این کار، واحد اجرای احکام دادگاه مستقیماً از دفترخانه اسناد رسمی میخواهد که سند رسمی انتقال ملک را تنظیم و نماینده دادگاه به جای خوانده آن سند امضا خواهد نمود.

مزایای بهره گیری از وکیل در دادخواست الزام به تنظیم به سند رسمی

دعوای الزام به تنظیم سند رسمی، دعوایی است که پیچیدگی‌های مخصوص به خود را دارد. خوانده ممکن است مال را به وثیقه نزد شخص ثالثی سپرده باشد و حتی آن را فروخته باشد که این امر در کیفیت طرح خواسته موثر است. فروض متعددی بر این دعوا وارد است که هر کدام نیاز به وکیل دادگستری مجرب را تقویت خواهد نمود، اما بدون این فروض متعدد و در عادی ترین حالت (هم فروشنده مالک رسمی باشد و هم مال به شخص دیگری فروخته یا رهن داده نشده است) طرح چنین دعوایی مستلزم استفاده از خدمات وکیل پایه یک دادگستری می‌باشد چرا که اولاً می‌بایست یک سند عادی با تمام مفاد آن نزد دادگاه اثبات شود و دوماً انجام تعهدات خواهان می بایست احراز گردد تا به این وسیله دادگاه حکمی قطعی مبنی بر الزام خوانده به تنظیم سند رسمی را صادر نماید.